Buscamos que su congreso o evento sea un éxito y que contenga todos los elementos necesarios para alcanzar sus metas, es por ello que ofrecemos la organización y logística buscando no dejar vacíos y unificar todos los recursos necesarios.
Las actividades y responsabilidades a desarrollar como centro de operaciones y logística del congreso/evento son:
- Elaboración de cronograma de actividades (Plan de trabajo).
- Proyección del presupuesto y detalle de insumos a utilizar dentro de la logística del congreso.
- Búsqueda y contratación de proveedores de servicios. (previa aprobación de comité organizador)
- Apoyo, vigilancia y coordinación de los elementos necesario para el desarrollo de la actividad.
- Centro de comunicación y recepción de información con las empresas participantes y/o patrocinadores.
- Organización del área de exposición comercial y distribución de los stands.
- Centro de comunicación y asesoría con conferencistas potenciales que participaran en el desarrollo programa académico del congreso (elaboración y envió de cartas personalizadas).
- Asesoría, comunicación y apoyo a conferencistas, participantes y proveedores.
- Control de cobros e ingresos a la plataforma.
- Control y gestión de inscripciones al congreso.
- Elaboración, control y distribución de códigos digitales de entradas de inscripción al congreso
- Recopilación de bases de asistentes.
- Reuniones con el comité organizador, aproximado de una vez por semana.
- Servicio de mensajería (siempre y cuando no sean volúmenes masivos o fuera de la capital).
- Apoyo logístico y de comunicación con el contador de la empresa organizadora.
- Apoyo en la selección y seguimiento de empresas potenciales patrocinadoras.
- Sugerencia y supervisión de la estrategia de comunicación y promoción a nivel nacional e internacional del evento.
- Supervisión, creación de estrategias de mercado y difusión de la información mediante:
- Página web
- Redes sociales (facebook, twiter, etc.).
- APP
- Malings